Organice su gabinete de suministros de oficina

Estos son algunos consejos que le ayudarán a organizar su armario de suministros de oficina.

¿Está cansado de ese gabinete de suministros de oficina desbordado y abarrotado?

Ya sabes, el alto de 3 estantes que literalmente tienes miedo de abrir. Está repleto de bolígrafos, etiquetas, discos, carpetas, notas adhesivas, blocs de notas, clips y más. Está tan lleno que ni siquiera sabes lo que hay allí. No puede encontrar lo que necesita cuando lo necesita, lo que hace que su sangre hierva de frustración. Además, se está quedando sin suministros constantemente porque no hay un sistema que le avise cuando se está agotando.

Organízate y elimina el estrés. Aquí hay un sistema simple de 7 pasos.

1. Demasiados cocineros estropean la olla.
Lo primero que sugeriría es que una persona esté a cargo de los suministros, ya sea que los saque o los devuelva. Esta persona será usted o alguien a quien delegue esta responsabilidad.

2. Divide y vencerás.
Una de las razones por las que es tan difícil encontrar cosas es porque todo está apilado, un elemento encima de otro y un elemento delante de otro. Intente dividir los suministros, especialmente los más pequeños, en contenedores organizadores etiquetados.

Los recipientes de plástico Rubbermaid cubiertos funcionan bien aquí, especialmente los que se pueden ver a través. Se apilan muy bien uno encima del otro, sin caerse. Asegúrese de que cada recipiente esté etiquetado; no en la parte superior, en el frente para que pueda identificar inmediatamente el contenido.

3. Vacíelo.
Para organizar realmente ese gabinete, tendrá que vaciarse por completo.

4. Planificar y designar.
Si tiene una combinación uniforme de suministros, podría considerar asignar a cada estante una categoría diferente:

Estante A: Suministros informáticos (discos, soportes para discos)

Estante B: Suministros de escritorio (clips, bolígrafos, etiquetas)

Estante C: Bloques de papel grandes, carpetas de 3 anillas y artículos más grandes

5. Haga un inventario.
A medida que vuelva a colocar los suministros en el gabinete, haga una lista actualizada de todo lo que hay dentro (haga esto en su computadora, alfabéticamente dentro de cada sección A, B y C.) También enumere cuántos de cada artículo tiene actualmente mientras estás en eso. Por ejemplo:


Discos de estante A (3,5 HD) – 10
sobres de disco – 50
cartuchos de tóner – 4

Estante B
Bolígrafos – 20 cajas
Lápices – 25 cajas
Clips de papel – 15 cajas
Cinta adhesiva – 18 rollos

Estante C
Carpetas (1 pulgada) – 12
Carpetas (1 1/2 pulgada) -14
Carpetas (2 pulgadas) – 9

Cuando haya terminado de hacer su lista, debe tener una idea bastante clara de lo que hay dentro y dónde.

6. Entrega de suministros.
Cuando alguien necesite suministros, debería pedírselos. Puede darles lo que necesitan, mientras ajusta cuántos quedan ahora en la lista. (Ejemplo: si hubiera carpetas de 12 – 1 pulgada y alguien acaba de tomar 5, entonces quedan 7). Indique esto en su lista. (Por cierto, si está usando la computadora para esta lista, será más fácil de actualizar).

7. Seguimiento.
Una vez que note que un material de oficina en particular se está agotando, simplemente puede volver a ordenar, sin tener que hacer un inventario físico del gabinete.

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