Los despachadores de camiones, según Chron, son las personas que trabajan detrás de escena para asegurarse de que los conductores de camiones tengan carga para transportar. También se aseguran de que estos conductores se adhieran a sus horarios de llegada y destinos designados. Los despachadores han sido vistos durante mucho tiempo como la columna vertebral de la industria del transporte por carretera, ya que ayudan a los conductores de camiones a concentrarse en las rutas y carreteras y a entregar sus cargas de manera segura.
El trabajo del despachador es monitorear dónde se encuentran los camiones, verificar cómo van las carreras, tratar con los clientes, encontrar la siguiente asignación de carga para los conductores y más. El trabajo de un despachador es rápido, cambia constantemente y generalmente nunca se termina.
Si está pensando en convertirse en un despachador de camiones, entonces necesitará saber si es adecuado para usted de acuerdo con sus habilidades y temperamento. No necesita educación formal para convertirse en despachador, sin embargo, hay programas y clases que son muy útiles para el puesto que incluso le enseñarían una o dos cosas. El otro enfoque es bastante simple. Experiencia práctica.
Una vez que esté en la posición de despachador, aprenderá rápidamente que el trabajo puede ser estresante ocasionalmente. Para superar esto, revise sus documentos y trabaje antes de seguir adelante, porque un error podría causar un efecto dominó de muchos más errores.
Cómo ser un despachador de camiones exitoso
Aprenda a realizar múltiples tareas
Un rasgo importante de los despachadores es la multitarea. Para que un despachador tenga éxito, debe ser bueno para realizar múltiples tareas. Después de terminar una llamada telefónica, es probable que tenga varios correos electrónicos, luego vuelva a hablar por teléfono y luego intente administrar más correos electrónicos y llamadas telefónicas. Sepa que es importante planificar con anticipación si desea ser un multitarea eficaz. Debe saber cómo estará el clima al día siguiente, si hay obras en su ruta o no, y trazar un plan general que lo ayude.
2. Poder comunicarse claramente con personas de todos los niveles de educación.
Como despachador, trabajará en estrecha colaboración con los conductores con los que tendrá que comunicarse de forma clara y regular. Es un hecho que los conductores con los que se encontrará tienen diferentes niveles de educación y, como tal, debería poder comunicarse en sus distintos niveles. Si no tiene esta capacidad, le resultará difícil transmitir información.
3. Asegúrese de estar sentado muy temprano
El adagio que dice, «el que madruga se lleva el gusano», es muy cierto para un despachador. La carga se mueve constantemente y, debido a esto, los profesionales de la logística a menudo tienen que estar de servicio muy temprano, a veces a las 6 o 7 a.m. Siempre hay una entrega por la mañana seguida de una nueva recogida, y debe estar disponible si algo se desvía del rumbo planificado, como inevitablemente sucederá. Hay tantas partes móviles y tanto usted como sus conductores tendrán más éxito si está alerta y disponible durante esos momentos agitados de la mañana. Si no es un madrugador, me temo que no tendrá mucho éxito como despachador.
4.Haga que su área de trabajo sea propicia
Los despachadores pasan muchas horas sentados, por lo que el asiento y, por supuesto, la oficina deben ser muy cómodos. Ya sea trabajando desde casa o alquilando una pequeña oficina, debe crear un entorno que sea adecuado y propicio para administrar un negocio exitoso. Como se indicó anteriormente, la carga se mueve constantemente, por lo que deberá realizar varias tareas. Consiga un escritorio con un teléfono de oficina adecuado para administrar varias llamadas a la vez. Un auricular puede permitirle tomar llamadas con manos libres para que pueda escribir correos electrónicos y tomar notas importantes. Trabajar desde una computadora portátil está bien, pero tal vez necesite conectarse a una segunda o tercera pantalla para poder administrar su correo electrónico, software de planificación de envíos, contabilidad, etc., todo a la vez. Recuerde, cuanto más cómoda sea su área de trabajo, más podrá lograr.
5. Conozca el negocio de adentro hacia afuera
Todos los despachadores exitosos tienen una cosa en común: irradian confianza. De principio a fin, todos los aspectos del envío requieren que seas bueno en lo que estás haciendo. Al contratar nuevos propietarios-operadores, ¿puede prometerles fiabilidad y millas estables? Al negociar tarifas con corredores o transportistas, ¿puede llegar más alto porque sabe que su empresa brindará un servicio superior? Cuando algo sale mal, quizás sin culpa suya o de sus conductores, ¿puede decir con seguridad que lo va a arreglar? Tener confianza y conocer el negocio de adentro hacia afuera llevará su negocio al siguiente nivel.
6. Obtenga la formación necesaria
No siempre se requiere educación para convertirse en un despachador de camiones, pero existen programas útiles que pueden ayudarlo a ser el mejor en el negocio. Los programas de gestión de la cadena de suministro, transporte o logística son útiles y muy aplicables a un puesto de despachador. Si bien la educación es una excelente manera de adquirir las habilidades necesarias para convertirse en despachador, la experiencia directa en el campo también se valora mucho. Estos programas deberían ayudar a desarrollar las habilidades necesarias para ingresar al mundo del despacho. Recuerde, ninguna educación o capacitación es un desperdicio.
7. Sea consistente
Un consejo para tener éxito como despachador es ser siempre coherente con el negocio. Revise sus documentos y trabaje antes de seguir adelante, porque un solo error puede causar un efecto dominó de muchos más errores. Estar allí constantemente les daría a sus camioneros más confianza en usted. Verdaderamente en este negocio, puede que no sea un éxito desde el primer día, pero si se mantiene firme y al mismo tiempo hace las cosas correctas, el éxito vendrá en su camino.
8. Domina el arte de enviar
Parte de saber cómo dirigir una empresa de transporte exitosa es dominar el arte del despacho. La palabra ‘arte’ aquí significa poder ejercer las siguientes responsabilidades día tras día: Tratar con personas que tienen carga que quieren recoger ayer y que están bajo tanto estrés que a menudo actúan de formas poco agradables. Hablar con conductores que también están estresados y hacerlos coincidir con cargas que pueden o no estar emocionados de transportar.
- Mantenerse en la parte superior de la ubicación de cada camión en todo momento.
- Poder cambiar la ruta de un camión según sea necesario, a menudo en el último minuto, para satisfacer las demandas cambiantes de los clientes.
- Mantener su ingenio y la compañía juntos cuando el mal tiempo, los problemas mecánicos o los conductores sin permiso hacen que todo se vuelva loco de una vez.
- Mantener registros extremadamente detallados de llamadas entrantes / salientes, rutas de camiones, ETA de recolecciones y entregas, tipos de carga, etc., durante lo que generalmente es un turno largo y muy agitado.
- Hacer todo esto mientras se cumple con innumerables regulaciones federales y estatales con respecto a los períodos de descanso de los camioneros y todas las demás facetas del negocio.
9. Ponga sus habilidades en línea
Ser capaz de hacer un trabajo como despachar bien requiere un conjunto específico de habilidades y habilidades. Éstas incluyen:
- Paciencia con personas difíciles
- Conocimiento detallado de múltiples rutas
- La capacidad de adaptarse rápidamente a situaciones cambiantes.
- Fuertes habilidades diplomáticas y de mantenimiento de registros
- Disfrute de desafíos constantes
10. Tenga en cuenta los detalles
Una cosa que también puede ayudarlo a convertirse en un despachador exitoso es estar atento a los detalles. En el negocio del despacho, siempre hay mil y un detalles en los que estar atento, y ninguno de ellos debe descuidarse. Por esta razón, necesita tener una mente aguda y un reflejo aún más agudo.
11. Piense un paso antes y comience a buscar cargas conectadas
Tener una lista clara y precisa de las cargas actuales lo mantendrá un paso adelante al hacer su programa de carga. Hay que estar atento a las cargas que se encuentran cerca e informar al conductor del camión que recoja esas cargas, las conecte y ahorre tiempo y dinero. Imagínese el costo adicional que tendrá la empresa si se le escapara esta información. Enviar otro conductor de camión al mismo lugar donde algunos de sus camiones han estado antes en el mismo tiempo o poco tiempo después, es un costo innecesario para la empresa. Encuentre el mejor método de programación para los envíos.
Mejore su proceso de planificación, ubique, prepare y asigne a los camioneros para llevar ciertas cargas. Esta es la razón por la que un despachador debe estar altamente organizado y ser capaz de manejar grandes cantidades de información.
