Los estatutos son las reglas que guían el funcionamiento de una organización sin fines de lucro por su junta directiva. Estas pautas juegan un papel muy importante en la forma en que los miembros de la junta toman decisiones relacionadas con la organización y establecen la dirección para las divisiones internas y la entidad en su conjunto.
Normalmente, los estatutos se elaboran para que sean concisos y breves, con el objetivo de delinear los parámetros en los que se tomarán las decisiones en la organización. Debido al hecho de que estos documentos son legales y vinculantes, una junta directiva de una organización sin fines de lucro puede verse significativamente restringida por estatutos que son demasiado rígidos, ya que el proceso para cambiar los estatutos una vez establecidos puede ser complicado y tedioso.
Un estatuto bien planificado y claramente estructurado eliminará las conjeturas y la corrupción de su organización, especialmente en momentos de desacuerdo entre los miembros de la junta.
Los estatutos de organizaciones sin fines de lucro son el principal documento rector de su corporación sin fines de lucro. Existen para complementar cualquier otra regla que se imponga a su organización sin fines de lucro por el código de la corporación estatal y guiarán cómo se administra la organización sin fines de lucro. Cuando busque la exención de impuestos federales, el IRS le pedirá que certifique el hecho de que han sido adoptados o que adjunte una copia a su solicitud.
Debido al estado de exención de impuestos de la mayoría de las entidades sin fines de lucro, el gobierno regula estrictamente cómo operan. Cada estado tiene una dirección específica sobre los requisitos mínimos para la redacción de estatutos. Debe consultar estas pautas emitidas por el estado para garantizar el cumplimiento.
Para que una organización sin fines de lucro se incorpore, tiene que solicitarla al estado. Una organización sin fines de lucro es una forma de negocio y, por lo tanto, está regulada por los estados. Para que una organización se incorpore, necesita tener un conjunto de estatutos. No existe el requisito de que una organización sin fines de lucro que realice trabajo caritativo deba incorporarse, pero existen muchas ventajas al hacerlo. La ventaja más significativa es que existe una responsabilidad limitada en caso de que algo salga mal. Si no desea ser incorporado a nivel estatal, puede establecer una asociación sin fines de lucro no incorporada. Sin embargo, eso solo funciona si su organización es bastante pequeña con ingresos limitados.
Además, si su organización sin fines de lucro busca la exención de impuestos 501 (c) (3) del IRS, es mucho más fácil si está incorporado. La incorporación requiere que establezca todos los requisitos legales, como los estatutos, que el IRS busca al otorgar la exención de impuestos.
Cómo redactar los estatutos de organizaciones sin fines de lucro
Comprender la razón de los estatutos.
Los estatutos contienen las reglas escritas de una organización. Los estatutos son muy cruciales en el sentido de que pueden ayudar en la resolución de conflictos. Por ejemplo, si surgiera alguna dificultad en una organización sin fines de lucro, puede consultar los estatutos para ver qué pasos está autorizado a tomar.
Los estatutos también pueden cubrir lo siguiente;
- el nombre de la organización
- el propósito de la organización
- requisitos de membresía
- los títulos y responsabilidades de los oficiales
- cómo se asignan los oficiales
- Cómo se llevarán a cabo las reuniones y cuándo se realizarán et al.
2. Asignar a los miembros la tarea de redactar el estatuto.
Para empezar, es importante consultar con la mayor cantidad posible de miembros que ayudaron a iniciar la organización. Traiga a otras 2 o 3 personas para que den su opinión y ayuden a redactar los estatutos. En una organización sin fines de lucro, la junta directiva puede dar su opinión y ayudar a redactar los estatutos. La redacción del estatuto de una organización sin fines de lucro no debe ser un asunto de un solo hombre para garantizar que todas las perspectivas estén representadas y tomadas en cuenta en las leyes. Trate de asegurarse de que el comité de estatutos refleje una muestra representativa precisa de su organización.
3. Reúna información
Para redactar un estatuto significativo, deberá comprender la organización; su propósito, cómo los oficiales promoverán ese propósito y el futuro de la organización. Para obtener esta información, puede reunir a miembros de la organización sin fines de lucro o de la junta directiva y hablar sobre cómo visualizan el propósito de la organización y qué trabajos serán necesarios para hacer realidad ese propósito. También desea que sus estatutos estén en línea con otros documentos importantes, como sus artículos de incorporación, políticas de gobierno y cualquier otro documento que refleje cómo se opera la organización. Reúna esos documentos mientras se prepara para redactar los estatutos.
También debe asegurarse de que el número de puestos en la junta y las descripciones de puestos sean los mismos en todos los documentos. Asegúrese también de que los días de la reunión sean los mismos, junto con otros detalles menores.
3. Obtenga ejemplos de estatutos
Debe obtener los estatutos de otras organizaciones sin fines de lucro para que puedan servir como guía cuando esté redactando el suyo. Sin embargo, nunca debe copiar correctamente los estatutos de otras organizaciones sin fines de lucro. Llame a otras organizaciones sin fines de lucro y pregunte si puede ver una copia de sus estatutos.
4. Reúnase con un abogado
Debe reunirse con un abogado con experiencia en organizaciones sin fines de lucro para asegurarse de cubrir todo el terreno necesario. Un abogado también se asegurará de que sus estatutos se alineen con la ley de organizaciones sin fines de lucro de su estado. Las leyes de organizaciones sin fines de lucro son únicas en el sentido de que pueden contener prohibiciones, como limitaciones en el voto por poder, y usted debe conocerlas antes de redactar sus estatutos. Si por alguna razón su estatuto contraviene al estado; su estatuto será nulo.
Para encontrar un abogado experimentado que se especialice en organizaciones sin fines de lucro, debe visitar el colegio de abogados de su estado, que debe tener un servicio de referencia. Si le preocupan los honorarios legales, es posible que pueda obtener ayuda de una organización pro bono en su área. Las organizaciones de asistencia legal suelen ayudar a las personas indigentes, pero muchas también ayudan a las organizaciones sin fines de lucro.
5. Estructura tus estatutos en un formato de esquema
Por lo general, los estatutos se redactan con encabezados de sección que se conocen como «artículos» y párrafos que se denominan «secciones».
Esta estructura ayuda a mejorar la legibilidad de sus estatutos y la estandariza con otros estatutos. Este formato también facilita la búsqueda y la cita de información sobre las reglas de votación, los comités y otros elementos sobre los que puede tener preguntas a medida que la organización se pone en marcha.
Debe comenzar cada artículo con un título titulado ARTÍCULO. Estos títulos deben estar en negrita y en mayúsculas y numerados con números romanos. Centre este encabezado en la página. Por ejemplo, el primer artículo se titularía: ARTÍCULO I: ORGANIZACIÓN. El segundo artículo se titularía: ARTÍCULO II: OBJETO.
A continuación, numere cada sección de subtítulo dentro de cada artículo. Todas y cada una de las secciones que aparecen en su artículo deben estar claramente numeradas y deben recibir una breve descripción de la sección. Por ejemplo, podría escribir: Sección 1. Reuniones regulares. A continuación, seguirá una descripción concisa del modus operandi para las reuniones periódicas. Luego escribiría: Sección 2: Reuniones especiales. A esto le seguiría una breve descripción del protocolo para reuniones especiales.
Escribiendo artículos
Escriba el artículo del nombre de la organización
El artículo sobre el nombre de la organización es una declaración breve que identifica el nombre oficial de su organización. También puede proporcionar la ubicación principal de funcionamiento de su oficina en este artículo. Por ejemplo, puede escribir en esta sección: «El nombre de la organización será Fundación ABC».
Incluir el artículo del propósito de la organización
Este artículo incluirá su declaración de misión y visión de la organización. Puede hacer que esto sea solo una oración o algo más complejo. O, por ejemplo, puede escribir «Esta organización sin fines de lucro está organizada con el propósito de apoyar la educación de los niños mediante el fomento de las relaciones entre escuelas, padres y maestros».
Redactar el artículo de membresía
Este artículo debe abordar varias secciones, incluida la elegibilidad (es decir, quién puede unirse y quién no), cuotas (¿los miembros deben pagar una tarifa para unirse? ¿Deben pagar una tarifa anualmente?), Clases de miembros (activos, inactivos), requisitos sobre cómo seguir siendo miembro y cómo retirarse de la membresía.
Un lenguaje de muestra para la primera sección bajo el encabezado Membresía podría decir: “La membresía está abierta a todos los que simpatizan con los propósitos y programas de la iglesia, independientemente de su raza, credo, género, orientación sexual, edad, origen nacional y desafío mental o físico . » Luego, puede continuar con las secciones siguientes que describen las cuotas, los requisitos para seguir siendo miembro y cómo los miembros pueden dejar la organización.
Escribe el artículo de los oficiales
Este artículo debe abordar varias secciones con respecto a los funcionarios, incluida la lista de cada cargo, los deberes relacionados con cada cargo, cómo se nominan y eligen los funcionarios, los términos del cargo (cuánto tiempo pueden servir en su puesto) y cómo manejar las vacantes. Por ejemplo, para la primera sección, podría escribir: «Los funcionarios de la organización son un presidente, un vicepresidente, un secretario, un tesorero y tres directores». Esta sección debe complementarse con otras secciones que se refieren a los funcionarios, junto con sus respectivas funciones.
Incluir el artículo de las reuniones
Este artículo debe cubrir varias secciones que muestran la frecuencia con la que se llevarán a cabo las reuniones de la organización sin fines de lucro (ya sea trimestral, semestral, anual, etc.), dónde se llevarán a cabo las reuniones (¿en la ubicación principal de operación?) Y cómo Se pueden emitir votos para mociones. Este artículo también establece el número necesario para un quórum, o el número de miembros de la junta que deben estar presentes para que se aprueben las mociones.
Por ejemplo, si una organización tiene nueve miembros de la junta y los estatutos requieren que dos tercios de la junta constituyan un quórum (una reunión), entonces al menos seis miembros de la junta deben estar presentes para tomar decisiones para la organización. Algunos estados pueden requerir un mínimo de quórum; consulte con su Secretario de Estado para conocer los requisitos de su estado. El lenguaje de muestra para la primera sección de este artículo podría decir: «Las reuniones regulares de la sociedad se llevarán a cabo el primer martes de cada mes». Luego proceda a abordar las otras secciones en el resto de este artículo.
Escribe el artículo de los comités
Aunque estos comités son específicos de su organización, pueden incluir un comité de voluntarios, un comité de publicidad, un comité de membresía, un comité de recaudación de fondos, etc. Debe incluir una breve descripción de cada uno de estos comités. Luego, debe seguir esta sección con una breve descripción de cómo se pueden formar los comités (serían nombrados por la junta directiva o por algún otro medio). El lenguaje de muestra podría decir: “La sociedad tendrá los siguientes comités permanentes; ”Seguido de una lista y una breve descripción de cada comité que tiene.
- Redactar el artículo de Finanzas: aquí debe especificar cuándo se creará un presupuesto, quién será el deber de mantener actualizados los registros financieros (generalmente el tesorero), el procedimiento para la aprobación de los gastos y qué pasará con los fondos en caso de disolución de la organización. . Por ejemplo, podría escribir: «Se redactará un presupuesto en el verano para el siguiente año fiscal y se aprobará por mayoría de votos de la Junta». Luego, puede asignar al tesorero (u otro oficial) responsabilidades para mantener registros financieros: «El tesorero deberá mantener registros precisos de cualquier desembolso, ingreso / crédito e información de la cuenta bancaria».
- Escriba el artículo de autoridad parlamentaria: la autoridad parlamentaria se refiere a un conjunto de pautas que gobiernan cómo se administrará la organización sin fines de lucro. Muchas organizaciones acatan las Reglas de orden de Robert, una guía sobre cómo llevar a cabo reuniones en una asamblea de personas con el fin de garantizar que las voces se escuchen y se tengan en cuenta.
Un artículo sobre la autoridad parlamentaria también nombrará el recurso específico que guía los estatutos, los procedimientos y el funcionamiento de la organización. Puede usar esta plantilla, «Las Reglas de Orden de Robert regirán las reuniones cuando no entren en conflicto con los estatutos de la organización».
- Escriba el artículo de Enmiendas y otras disposiciones: aunque los estatutos se elaboran con la intención de acomodar muchas situaciones tentativas que podrían surgir en la organización sin fines de lucro, de vez en cuando, será necesaria una enmienda.
Debe escribir en los estatutos qué proceso de enmienda utilizará. Tener un proceso de enmienda en su estatuto será de gran ayuda para demostrar que su organización no es rígida y entiende que el cambio es constante. No dificulte demasiado la modificación de los estatutos. En su lugar, elija un proceso que sea apropiado para la cultura y la política de su organización. También puede incluir una sección que indique su año fiscal, o puede incluir un artículo separado que indique su año fiscal. Por ejemplo, su enmienda puede leer; “Estos estatutos pueden ser enmendados o reemplazados en cualquier reunión de la sociedad por un voto de dos tercios (2/3) de los presentes y votantes. El aviso de cualquier cambio propuesto deberá incluirse en el aviso de la reunión «.
- Escriba el artículo sobre conflicto de intereses : su organización debe protegerse contra un conflicto de intereses personal o financiero de la junta directiva u otro funcionario. A tal efecto, se debe incluir un artículo que especifique lo que debe suceder si alguien tiene un conflicto de intereses. Su artículo sobre conflicto de intereses puede leerse; “Siempre que un director o funcionario tenga un interés financiero o personal en cualquier asunto que se presente ante la junta directiva, la persona afectada deberá
(a) Revele completamente la naturaleza del interés y
(b) Retirarse de la discusión, cabildeo y votación sobre el asunto.
Cualquier transacción o voto que implique un posible conflicto de intereses se aprobará solo cuando una mayoría de directores desinteresados determinen que lo mejor para la corporación es hacerlo. Las actas de las reuniones en las que se tomen tales votaciones deberán registrar dicha divulgación, abstención y justificación para la aprobación ”.
- Incluir un artículo de cláusula de disolución : en algunos estados, hay leyes que especifican que se debe agregar al estatuto una cláusula de disolución o una declaración que describa cómo se puede cerrar la organización. Incluso si su estado no tiene esto, se recomienda encarecidamente que tenga esta cláusula en su estatuto para evitar conflictos. Aquí, podría escribir: «La organización puede ser disuelta con previo aviso (14 días calendario) y un voto de dos tercios de los presentes en la reunión». Algunos estados requieren que las organizaciones incluyan una cláusula de disolución en sus estatutos. Consulte con la Secretaría de Estado de su estado para obtener información específica.
En este punto, casi ha terminado con su estatuto, luego debe compilar los artículos en un documento. Es mejor usar solo un tipo de formato en todo el documento y también usar una fuente y un tamaño de fuente (la fuente de 11 a 12 puntos es la más legible). Incluya una página de título con el nombre de su organización, la fecha de la última revisión de los estatutos y la fecha en que los estatutos entran en vigencia.
Cuando haya terminado de compilar el estatuto, debe entregárselo a un parlamentario profesional para que revise sus estatutos. Sus estatutos describirán los procedimientos mediante los cuales dirigir la organización, realizar reuniones, elegir funcionarios o líderes de comités, etc. Estos procedimientos se basan en reglas que dictan qué sucede primero, cuántas personas deben votar para llegar a una decisión, quién puede votar por poder (enviando su voto en lugar de votar en persona), et al. Un parlamentario con credenciales profesionales es alguien que es un experto en estas reglas y procedimientos. Se puede encontrar parlamentarios poniéndose en contacto con asociaciones como el Instituto Americano de Parlamentarios o buscando en línea “parlamentario con credenciales profesionales” en su estado. Es probable que deba pagar una tarifa de consultoría por sus servicios.
Otros consejos para redactar un estatuto sin fines de lucro
- Busque ayuda de una fuente con experiencia: si desea redactar un estatuto sin fines de lucro y no tiene experiencia en hacerlo, es mejor buscar a alguien que tenga experiencia en asuntos sin fines de lucro para que lo ayude. Puede ser un abogado o una firma de servicios profesionales. Sin embargo, no debe asumir que todos los abogados comprenden bien los asuntos relacionados con las organizaciones sin fines de lucro.
- Cíñete a lo básico: es recomendable pensar en escribir un estatuto sin fines de lucro como escribir una constitución. Al igual que la Constitución, sus estatutos deben tratar solo el nivel más alto de cuestiones de gobierno, tales como: propósito de la organización, estructura de la junta, descripciones y responsabilidades de los puestos de los oficiales, términos de servicio de la junta, sucesión y remoción de oficiales / miembros de la junta, requisitos de reuniones oficiales, disposiciones de membresía , derechos de voto, política de conflicto de intereses y cualquier otro asunto no negociable que su órgano de gobierno considere necesario. Un elemento muy importante que algunas personas olvidan agregar a su estatuto es una cláusula para enmendarlo en el futuro, así que no cometa ese error.
- Sepa lo que está en sus estatutos: como miembro de la junta, depende de usted tener una comprensión clara de lo que significan todas y cada una de las cláusulas. Si hay ciertas cosas que no comprende sobre el estatuto, debe preguntar a otros miembros de la junta o puede consultar a un profesional.
- Siga las disposiciones religiosamente: además de tener una comprensión clara de su estatuto, también debe seguirlas. Esto no es opcional. Un tribunal de justicia se pondrá del lado de sus estatutos en cualquier disputa presentada por otro miembro de la junta, un empleado, voluntario o receptor de servicios que pueda tener una queja.
- Mantenga sus estatutos relevantes : lo único que es constante en la vida es el cambio, y su estatuto debería poder reflejar este simple hecho. Si es necesario enmendar sus estatutos para reflejar las realidades actuales, hágalo. Asegúrese de que los cambios tengan sentido a largo plazo y no solo una solución rápida para una situación actual.
- Los estatutos no son un manual de políticas o procedimientos: no es raro encontrar un estatuto que contenga reglas de vacaciones para los empleados o la política antitabaco de la organización. Sin embargo, esto es muy inapropiado y no debería estar en un estatuto. Cree un manual de políticas independiente para fines de gestión. Una vez más, piense en la Constitución frente al Código de los Estados Unidos (leyes).
- No agregue cláusulas que puedan ser restrictivas en el futuro: piense detenidamente en las consecuencias posteriores de todas las disposiciones porque no desea incluir una disposición que pueda terminar atando las manos de los miembros de la junta en el futuro.
- Revise los estatutos con regularidad : al menos una vez al año, todos los miembros de la junta deben volver a familiarizarse con las disposiciones. Esto contribuirá en gran medida a prevenir errores costosos. Los nuevos miembros de la junta deben recibir una copia inmediatamente después de la instalación.
- Use un lenguaje simple pero claro para sus estatutos. Los estatutos son documentos legales, por lo que desea que suenen profesionales. Al mirar una plantilla o muestra de estatutos, estudie el idioma que utilizan. Mantenga un tono apropiado y use un vocabulario comprensible. A pesar de que los estatutos son documentos legales, eso no significa que deba utilizar jergas vagas y lenguaje oscuro para escribirlos. Sin embargo, debe utilizar un inglés básico que todos puedan entender fácilmente y que no esté abierto a múltiples interpretaciones. Guarde los detalles de las políticas, no de los estatutos. Los estatutos son las pautas para implementar políticas específicas, por lo tanto, los estatutos deben ser flexibles y poder ser interpretados junto con políticas más detalladas. Mantenga los estatutos bastante generales.
Hacer cambios a su estatuto
Las organizaciones que están exentas del impuesto sobre la renta federal, como se describe en el Código de Rentas Internas 501 (c) (3), deben informar anualmente al IRS sobre los cambios en sus estatutos y otros documentos rectores en el Formulario 990 del IRS de la organización.
Los cambios sustanciales en el carácter, los propósitos o los métodos de operación de una organización exenta de impuestos deben informarse al IRS lo antes posible. Esto se debe a que si dichos cambios no están en línea con el estado de exención de impuestos de la organización, se les puede revocar su estado de exención de impuestos. En caso de cambios menores en los estatutos, debe informarlos en el próximo Formulario 990 anual de su organización.
Consulte con su estado de incorporación sobre sus regulaciones para informar cambios a sus estatutos.
En conclusión, como organización sin fines de lucro, tendrá que compilar sus estatutos antes de que pueda incorporarse en su estado. Su oficina estatal (generalmente la Secretaría de Estado) que supervisa la incorporación probablemente tendrá una plantilla para sus estatutos que puede usar.
Por supuesto, los estatutos no son documentos públicos, sin embargo, es recomendable mantenerlos a disposición del público en general para aumentar la transparencia de sus organizaciones sin fines de lucro. Los estatutos deben usarse, cambiarse cuando sea necesario y examinarse con frecuencia. No cree un estatuto solo por una formalidad, conviértalo en un documento de trabajo en todos los sentidos.
