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Cómo evitar problemas de inventario

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Para muchos minoristas pequeños, el activo más importante del balance es el inventario. Pero sin una planificación cuidadosa, el inventario puede salirse fácilmente de control, lo que resulta en fuertes rebajas debido al exceso de existencias y, en última instancia, a serios problemas de flujo de efectivo.

Recientemente trabajé con un cliente que estaba preocupado por las rebajas excesivas. Durante los últimos años, había visto cómo su porcentaje de rebajas aumentaba constantemente, sus ya reducidos márgenes de beneficio se erosionaban y el flujo de caja se convertía en un problema recurrente. No tardó en diagnosticar que sus rebajas, los elevados niveles de inventario que representaban y los problemas de flujo de caja resultantes eran el resultado de errores cometidos meses antes, cuando se estaba planificando la pretemporada.

De hecho, a medida que continuaba nuestra discusión, quedó claro que realmente se estaba haciendo muy poca planificación de pretemporada. Se estaba realizando un presupuesto financiero, pero los planes detallados de qué comprar, cuánto comprar, cuándo comprar y cuándo tenerlo en sus tiendas no existían. De hecho, sus compradores estaban haciendo poco más que comprar para las ventas de años anteriores, enviar la mayor parte a las tiendas a principios de la temporada y luego reaccionar a las ventas comprando aún más para asegurarse de que nunca se quedaran sin artículos clave.

Desafortunadamente, esta historia no es infrecuente entre los pequeños minoristas. Con todas las urgencias diarias que enfrentan los pequeños minoristas, aparentemente hay poco tiempo para una planificación detallada. De hecho, la planificación que se lleva a cabo se limita con frecuencia a la planificación financiera o las proyecciones de flujo de efectivo.

¿Qué debería estar planeando exactamente un pequeño minorista? ¿Cómo debería preparar estos planes? ¿Y qué debería hacer con ellos una vez que se hayan completado? Aquí hay algunos consejos:

1. Planifique las ventas. Para administrar eficazmente su inventario, necesita saber lo que espera vender. Para los minoristas más grandes que almacenan muchos SKU, el software sofisticado de pronóstico de ventas puede tener sentido. Para muchos minoristas pequeños, sin embargo, es más rentable desarrollar una hoja de cálculo simple a partir de su historial de ventas de POS, por mes y por categoría clave. Comience con los historiales de ventas del año pasado y haga ajustes para eventos inusuales, como el clima, falta de existencias, promociones únicas, etc. Luego, tenga en cuenta el porcentaje apropiado de aumento o disminución de ventas, basado en una lectura del potencial de ventas para el categoría para la próxima temporada. Finalmente, para categorías más grandes, puede tener sentido desglosar el plan de ventas por subcategorías, estilos o proveedores.

2. Planificar inventarios. Tiene poco sentido traer más inventario en un momento dado del que necesita para configurar sus pantallas, respaldar sus ventas planificadas hasta la próxima entrega y proporcionar un stock de seguridad en caso de un aumento inesperado de ventas o una entrega tardía del proveedor. Comprar inventario con demasiada anticipación es una de las formas más seguras de encontrarse con un exceso de existencias en el futuro. Para muchos minoristas pequeños, la mejor manera de planificar los inventarios es tener suficiente a mano a fin de mes para respaldar las ventas de los próximos dos o tres meses.

3. Planifique los recibos de inventario. Si ha planificado las ventas por mes y finalizando los inventarios por mes, es fácil calcular cuánto inventario traer cada mes. Debe traer lo suficiente para cubrir el plan de ventas de ese mes y el inventario final, menos el inventario final de los meses anteriores. De esta manera, un comprador puede saber en marzo, cuando se prepara para la temporada de otoño, por ejemplo, cuánto inventario planea traer cada mes de la temporada.

4. Planifique rebajas. La planificación de rebajas va de la mano con la planificación de inventarios. Si planifica la fecha de la primera rebaja estacional incluso antes de que comience la temporada, puede planificar el inventario que desea tener a mano en ese momento y, por lo tanto, su porcentaje de rebaja, así como sus ventas de rebaja antes de su segunda rebaja, así como todas las rebajas posteriores.

5. Planifique dinámicamente. Una vez que haya completado su planificación de pretemporada, no lo guarde en un cajón para no volver a ser visto. Utilice ese plan como una herramienta dinámica para seguir el progreso de la temporada. A medida que pasa cada semana y las tendencias de ventas comienzan a desarrollarse, ajuste los planes de ventas futuros en consecuencia y ajuste los planes de inventario para esos planes de ventas actualizados. Si las ventas superan el plan, querrá asegurarse de tener el inventario para mantener el impulso. Por el contrario, si las ventas están por debajo del plan, cuanto antes ajuste sus planes de inventario y, por lo tanto, sus recibos programados, es menos probable que termine con un exceso de inventario que debe reducirse al final de la temporada.

La causa fundamental de muchos problemas de inventario que enfrentan los pequeños minoristas es la falta de planificación adecuada de inventario y ventas de pretemporada. Puede parecer que nunca hay suficiente tiempo para tal planificación, como si fuera un lujo que simplemente no se puede permitir, pero en realidad, es una necesidad crítica, una inversión vital en la salud futura de cualquier pequeño minorista.

(c) Ted Hurlbut 2004

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