7 sencillos pasos para realizar un seguimiento por teléfono

A continuación, se ofrecen siete consejos que le ayudarán a realizar un seguimiento telefónico de sus clientes.

Usted sabe lo importante que es hacer un seguimiento de sus contactos o correos iniciales con una llamada telefónica personal, pero de alguna manera su lista de llamadas para hacer siempre parece alargarse en lugar de acortarse. Pasan días o incluso semanas antes de realizar llamadas importantes, y siempre parece haber algo más importante que hacer. ¿Por qué no hacer de este el mes en el que salga de la moneda de diez centavos y se ponga al teléfono? Aquí hay siete pasos para facilitarle las cosas:

1. Sepa por qué está llamando. Suena obvio, pero todos hemos sido culpables de hacer una llamada solo porque estaba en la lista, habiendo olvidado hace mucho tiempo por qué llamábamos. O peor aún, nunca llamar porque no está seguro de su razón. Adquiera el hábito de llevar una nota junto con la información de contacto de cada persona sobre dónde lo dejó en su último contacto y cuál es el siguiente paso apropiado.

Las llamadas más productivas son sobre algo que usted sabe o supone que la otra persona quiere de usted, en lugar de algo que usted quiere de ellos. Al prepararse para realizar una llamada, visualice a esa persona en su mente. Si nunca se ha conocido, mire su tarjeta de presentación o su sitio web. Pregúntese: «¿Cómo podría servir mejor a esta persona hoy?» Sea lo que sea lo que responda, ese debería ser el motivo de su llamada.

2. Prepare un «guión». Un mejor nombre para esta herramienta esencial sería «introducción y puntos de conversación». Lo último que quieres es sonar como si estuvieras leyendo líneas. Comience con una breve presentación de usted mismo y el propósito de su llamada. Diga lo suficiente para responder a la pregunta «¿qué gano yo con esto?» De la persona a la que está llamando, luego verifique si tiene tiempo para hablar con usted.

Sus puntos de conversación deben contener principalmente preguntas que desee hacerles y respuestas a las preguntas que puedan hacerle. Cada uno no debe durar más de una respiración o dos. Si tienes que inhalar varias veces para que salgan todas las palabras, estás dando un discurso, no teniendo una conversación.

3. Póngase de humor. Apretar los dientes no es el mejor estado de ánimo para hacer llamadas de seguimiento. Tómese unos minutos para desarrollar una actitud positiva sobre las llamadas que está a punto de realizar. Recuerde su propósito más alto al hacer el trabajo que hace, ya sea mantener a su familia, cambiar el mundo, trabajar hacia una jubilación cómoda o servir a la comunidad.

Ahora, dirija mentalmente ese propósito hacia las personas en su lista de llamadas. ¿Cómo puede servir mejor su propósito y sus necesidades al mismo tiempo? Si se siente nervioso, intente una o las tres siguientes cuando llame: póngase de pie, mírese en el espejo y sonría.

4. Habla brevemente y luego escucha. Imagina tu llamada como un partido de tenis. Sirve la pelota haciendo una declaración y haciendo una pregunta abierta. La otra persona responde y usted escucha hacia dónde va la pelota. Luego devuelve la pelota con otra afirmación y pregunta, o solo una pregunta. Escuchas de nuevo. Si no escuchas, perderás la pelota y perderás el punto.

5. Conviértalo en una conversación. Sus puntos de conversación deben ser un marco flexible, no un esquema que deba cubrirse. Por eso es tan importante escuchar. Sí, tenga en cuenta su propósito, pero deje que las respuestas de la otra persona guíen la dirección de la llamada. Especialmente al comienzo de la conversación, mantén tu enfoque en el aprendizaje en lugar de en la enseñanza.

Una vez que sepa más sobre lo que el cliente potencial o el contacto de red al que llama necesita o desea, podrá ofrecer asistencia de una manera relevante y respetuosa. No hay ninguna recompensa en lanzarse a una descripción de lo que puede proporcionar sin saber primero si su oyente lo necesita.

6. Sea usted mismo. Si no recuerda ninguno de los otros consejos de esta lista, recuerde este. La persona a la que llamas es otro ser humano, con una familia, responsabilidades, problemas, metas y sueños. Si habla usted mismo desde ese lugar auténtico, establecerá una conexión personal con las personas a las que llama. Pero si adopta una personalidad de venta artificial, sus oyentes se pondrán inmediatamente a la defensiva.

Tenga en cuenta su propia reacción cuando conteste el teléfono y se dé cuenta de que está a punto de ser vendido. ¿No suele ser, «Oh no, qué tan rápido puedo deshacerme de este tipo?» Asegúrese de que su llamada sea una que las personas disfruten recibir, porque están hablando con una persona real que los trata como si fueran reales también.

7. Pregunte por el siguiente paso. Antes de colgar el teléfono, asegúrese de que ambos sepan lo que sucederá a continuación. Esto no es agresivo; es respetuoso y profesional. Determinar el siguiente paso para su interacción con la persona a la que llamó es esencial para estar a su servicio.

Su siguiente paso podría ser una cita en persona, enviar información, hacer una llamada a otra persona o volver a llamar después de un período de tiempo. Sea lo que sea, sé claro al respecto y obtén el permiso de la otra persona para lo que planeas hacer.

Puede notar que todos estos consejos sugieren que mantenga su enfoque en servir a la otra persona. Ese cambio mental puede ser lo más importante que puede hacer para facilitar las llamadas de seguimiento. Si su intención es ayudar a las personas en lugar de venderles, no solo le resultará más fácil llamar, sino que a las personas con las que hable les resultará más fácil comprar.

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