7 estrategias para gestionar reuniones de última hora

¿Alguna vez ha tenido que luchar para organizar una reunión en el último minuto? Utilice estas siete estrategias de supervivencia la próxima vez que tenga que planificar una reunión sin previo aviso.

¿Alguna vez ha tenido que luchar para organizar una reunión en el último minuto? ¿No sería bueno que si y cuando surgiera esta situación desalentadora, estuvieras bien preparado con toda la información necesaria al alcance de tu mano? Por eso he desarrollado las siguientes siete estrategias de supervivencia para ayudarte a planificar lo inevitable, porque sabes tan bien como yo que sucederá «algún día».

Estrategia de supervivencia n. ° 1. Cuestiona la necesidad de la reunión.

Antes de pasar al piloto automático para iniciar la organización de su reunión de último minuto, cuestione la solicitud. Dado que la decisión de celebrar una reunión exige una consideración seria debido a los costos que implica, tanto directos como indirectos, verifique dos veces la justificación de la celebración de la reunión. Desarrolle algunas preguntas pertinentes para hacer y averigüe si una alternativa de reunión, como una teleconferencia, lograría los mismos resultados.

Estrategia de supervivencia n. ° 2. Conozca los conceptos básicos.

Si la reunión realmente debe realizarse, asegúrese de planificar lo básico:

  • ¿Cuál es el propósito de la reunión?
  • ¿Dónde debería tener lugar, dentro o fuera del sitio?
  • ¿Cuándo está programado: fecha y hora?
  • ¿Cuál es la agenda de la reunión?
  • ¿Quién necesita ser invitado?
  • ¿Qué refrigerios y refrigerios se necesitan?
  • ¿Qué materiales y equipos específicos se necesitan?
  • ¿Qué arreglos de viaje y hotel, si corresponde, son necesarios?
  • ¿Cuál es el presupuesto de la reunión?

Cuando se trata de presupuesto, recuérdele a su jefe que la buena calidad, las compras de última hora y lo barato no suelen correlacionarse. La realidad es que los precios de última hora pueden tener un costo adicional.

Estrategia de supervivencia n. ° 3. Desarrolle listas de verificación.

Las listas de verificación deben ser el ángel de la guarda de todos los planificadores de reuniones. Están ahí para ayudar en tiempos de problemas y evitar pánico innecesario. Con los cientos de piezas que componen el rompecabezas de la reunión, la única forma de juntarlas y controlar todos los detalles es con una lista de verificación. Conviértase en un fanático de las listas de verificación y considere tener una lista de verificación para cada lista de verificación. Cubre todas tus bases. Cuanto más minucioso sea, mayor será la probabilidad de éxito, incluso en el último minuto.

Estrategia de supervivencia n. ° 4. Crea una lista de contactos.

Cuando necesitas algo con prisa, ¿a quién llamas? Estas son las personas que deben formar parte de su lista de contactos. Tenga en cuenta las necesidades de sus instalaciones, servicios de catering, audiovisuales, etc. Haga una lista con el teléfono, incluidos los teléfonos celulares, el fax y la información de correo electrónico. Mantenga esta lista actualizada anualmente ya que los contactos y su información pueden cambiar. También incluya recursos útiles del sitio web a medida que los encuentre, pero recuerde consultarlos de antemano.

Estrategia de supervivencia n. ° 5. Construir relaciones.

No espere hasta que necesite un favor de alguien, más bien busque continuamente formas de construir un «equipo de ensueño» o una red de apoyo. Cree una base de contactos de otros profesionales de reuniones, proveedores, vendedores y ángeles a los que puede llamar en el último minuto para que le ayuden. Tómese el tiempo para discutir sus estrategias y recursos para lidiar con las reuniones de última hora y agregue esta información a su «equipo de supervivencia». No olvide incluir a sus compañeros de trabajo que podrían estar dispuestos y ser capaces de ayudar en cualquier momento.

Estrategia de supervivencia n. ° 6. Desarrollar contingencias.

Debido a que sus planes son de último minuto, mayor será la posibilidad de que algo no salga como le gustaría. Entonces, ¿cuál es tu respaldo? Si no tiene uno, todos sus planes originales podrían destruirse en un instante, y estará luchando aún más que antes para poner en funcionamiento una segunda estrategia. Tenga un Plan B listo «en las alas» en caso de que lo necesite. Una vez más, cuanto más meticuloso sea, mayor será la probabilidad de lograr este milagro.

Estrategia de supervivencia n. ° 7. Aprende a reír.

Mantener el sentido del humor definitivamente te ayudará a evitar que te enojes, te enojes y te frustres con esos gerentes desorganizados que dejan las cosas para el último minuto y esperan que hagas milagros. Aprenda a reírse de ellos y de usted mismo para mantener una perspectiva más cuerda de la vida. Por lo menos, recuerde que reír es una gran técnica de supervivencia, que es buena para su salud y le ayudará a reducir el estrés y los niveles de presión arterial.

DEJA UNA RESPUESTA

Por favor ingrese su comentario!
Por favor ingrese su nombre aquí