Si desea evitar malentendidos, confusión y sentimientos heridos, es mejor que no haga suposiciones. A continuación, se muestran algunos ejemplos de lo fácil que es hacer suposiciones y cómo evitarlas.
Considere cómo el CEO Marvin podría crear confusión, ineficiencia y posiblemente malos sentimientos en su lugar de trabajo si simplemente actuara de acuerdo con sus suposiciones sin verificarlas. Aquí hay algunos ejemplos: Cómo
dar instrucciones
Marvin le dice a Marie, su asistente ejecutiva: «Quiero que me des información sobre esa empresa que comenzó a competir con nosotros el año pasado». Una hora más tarde, Marie, que asume que está completando la tarea satisfactoriamente, envía a Marvin el enlace al sitio web de esa empresa. Sin dudarlo ni un minuto, Marvin se acerca al escritorio de Marie y dice:
“¿Qué diablos quieres decir con simplemente enviarme el enlace del sitio web? Yo mismo podría haberlo encontrado muy fácilmente. Quería el informe anual de esa empresa, la lista de miembros de la junta, los comunicados de prensa más importantes, las fluctuaciones de las acciones y los planes de expansión «.
Marvin se equivocó, como podemos ver, al suponer que Marie sabría lo que quería decir con «alguna información». Podría haber evitado el malentendido entregándole una lista detallada de los elementos detallados que tenía en mente.
Recibir instrucciones
Marie también hizo una suposición equivocada. Pensó que sabía lo que esperaba su jefe.
¿Qué acción debería haber tomado antes de comenzar su tarea? Ella podría haber hecho algunas preguntas, comenzando con «¿Podría aclararme lo que quiere decir con ‘alguna información’?»
Sus preguntas no implicarían que estuviera distraída o incompetente. En cambio, se mostraría como una profesional dedicada y decidida a hacer bien el trabajo.
Supuestos de correo electrónico
Supongamos que Marvin le hubiera enviado sus instrucciones por correo electrónico a Marie. Después de dos días, no tuvo respuesta de ella. Él había asistido a dos reuniones en las que ella participó, pero ella no dijo nada sobre su mensaje.
La suposición errónea aquí es que cada correo electrónico enviado llega a la caja de entrada del destinatario previsto. Sin embargo, de alguna manera eso no sucede el cien por ciento de las veces, como todos hemos experimentado.
Marvin debería haber utilizado la opción de correo electrónico que solicita al destinatario que reconozca la llegada. Si esa señal no le llegaba, podría haberla llamado para ver si tenía su mensaje en su sistema de correo.
Supuestos de fecha límite
¿Qué pasaría si el contratista le dijera que su nuevo anexo estaría listo para mudarse dentro de un mes? Podrías basar todo en el supuesto de que la fecha es una certeza imperdible. Por lo tanto, haría arreglos para que los muebles de oficina se entreguen dentro de treinta días y para que aparezcan los decoradores de interiores.
Entonces las circunstancias cambian. El contratista se encuentra con el invierno más duro que ha experimentado su área en décadas. Las tormentas retrasan la llegada de materiales y evitan que los trabajadores se presenten todos los días.
El remedio: reconozca que los plazos pueden cambiar, a pesar de los mejores esfuerzos de todos. Tenga un plan alternativo que implementará dos o tres semanas después.
Supuestos sobre los clientes
Casi todos los días que conduce al trabajo, piensa en lo afortunado que es de tener los cinco clientes principales que representan casi el setenta y cinco por ciento de sus ganancias. Estos cinco han estado contigo durante un par de décadas. ¿Es seguro asumir que utilizarán sus productos y servicios dentro de diez o veinte años?
No, eso es un pensamiento arriesgado. Uno de esos clientes favoritos podría irse a la quiebra. Otro podría irse debido a una disputa con uno de sus ejecutivos. Día a día, incidente a incidente, debe continuar satisfaciendo sus necesidades e incluso anticipar sus necesidades futuras.
Verificar antes de actuar
En cada situación que hemos descrito, la organización podría haber disfrutado de una comunicación clara, respuestas precisas y buena moral al verificar las suposiciones con tacto y profesionalidad antes de actuar.
NOTA: “Creo que lo hice bien” significa que su empresa enfrenta un problema sorpresa. Por el contrario, se avecinan buenos días en los que puede decir: «Me alegro de que se haya tomado unos minutos para explicar lo que me dijo».
